Бухгалтерия малого бизнеса в США: что делать самому и когда нанять бухгалтера

Шаг за шагом

1. 1

   Откройте отдельный счёт для бизнеса

   Держите деньги бизнеса отдельно от личных: один счёт только для доходов и расходов бизнеса. Так каждую операцию легко найти и подтвердить при подаче декларации. Открыть счёт помогут EIN и, если вы работаете под торговым названием, регистрация DBA.

2. 2

   Выберите кассовый метод или метод начисления

   При кассовом методе (cash) доход записывают, когда пришли деньги, а расход - когда вы заплатили. При методе начисления (accrual) продажу записывают в момент сделки, даже если клиент заплатит позже. Кассовый метод проще: учёт совпадает с банковским счётом.

3. 3

   Записывайте каждый доход и расход

   Раз в неделю вносите каждую продажу и каждый расход: дату, сумму, кто заплатил вам или кому заплатили вы и за что. Указывайте весь доход бизнеса, включая оплату картой и через приложения, пришла форма 1099-K или нет; платёжные приложения обязаны прислать её, если вы получили больше $20 000 в более чем 200 операциях, а некоторые присылают и при меньших суммах. Программа может сама подтягивать операции из банка, вам останется их разнести.

4. 4

   Храните чеки и документы

   Храните подтверждающие документы: чеки продаж, оплаченные счета, инвойсы, квитанции, квитанции о взносе на счёт и погашенные чеки, на бумаге или сканами. Налоговые документы храните не меньше 3 лет, 6 лет - если не указали больше 25% дохода, 7 лет - если заявляете безнадёжный долг или обесценившиеся ценные бумаги, документы по налогам на зарплату - не меньше 4 лет. Если ездите по работе на машине, ведите журнал миль: стандартная ставка 2026 года - 72,5 цента за милю с января по июнь и 76 центов с июля по декабрь.

5. 5

   Платите налог раз в квартал

   Если за год вы ожидаете долг по налогу от $1 000, платите налог авансом (estimated tax) по форме 1040-ES, онлайн или через онлайн-кабинет IRS. За доходы 2026 года сроки - 15 апреля, 15 июня и 15 сентября 2026 года и 15 января 2027 года. Налог на самозанятость - 15,3% сверх подоходного налога, когда чистый доход достигает $400, так что откладывайте часть каждой оплаты.

6. 6

   Берите W-9 и отправляйте 1099

   Прежде чем платить подрядчику, попросите у него форму W-9 с налоговым номером. Если в 2026 году вы заплатили одному человеку за услуги $2 000 или больше, отправьте ему форму 1099-NEC; за выплаты до конца 2025 года порог был $600.

7. 7

   Выберите программу или бухгалтера

   Программы хватит, если есть время самому разносить операции: у Wave есть бесплатный тариф, Xero стоит от $27 в месяц. Бухгалтер (bookkeeper) ведёт текущий учёт дешевле, чем дипломированный бухгалтер (CPA), а онлайн-сервисы стоят на старте от $99 до $450 в месяц. Налоговый специалист поможет, когда вы нанимаете сотрудников или меняете налогообложение бизнеса.