Contabilidad para pequeños negocios: qué hacer tú y cuándo contratar ayuda

Paso a paso

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   Abre una cuenta solo para el negocio

   Separa el dinero del negocio del personal: una cuenta solo para los ingresos y gastos del negocio. Así cada movimiento es fácil de encontrar y de probar a la hora de declarar. Un EIN y, si usas un nombre comercial, el registro DBA te ayudan a abrirla.

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   Elige el método de efectivo o el de acumulación

   Con el método de efectivo anotas el ingreso cuando recibes el dinero y el gasto cuando lo pagas. Con el de acumulación anotas la venta cuando se hace, aunque el cliente pague después. El de efectivo es más simple, porque tus libros coinciden con tu cuenta de banco.

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   Anota cada ingreso y gasto

   Una vez por semana, anota cada venta y cada gasto con la fecha, el monto, quién te pagó o a quién pagaste, y para qué fue. Declara todos los ingresos del negocio, también los pagos con tarjeta y por apps, te llegue o no el Formulario 1099-K; las apps de pago deben mandarlo cuando pasas de $20,000 en más de 200 operaciones, y algunas lo mandan por menos. Un programa puede traer los movimientos de tu banco, así solo los clasificas.

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   Guarda recibos y registros

   Guarda los comprobantes: notas de venta, cuentas pagadas, facturas, recibos, comprobantes de depósito y cheques cobrados, en papel o escaneados. Guarda los registros de impuestos al menos 3 años, 6 años si dejaste de declarar más del 25% de tus ingresos, 7 años si reclamas una deuda incobrable o valores sin valor, y los de impuestos de empleo al menos 4 años. Si usas el auto para trabajar, anota las millas: la tarifa estándar de 2026 es de 72.5 centavos por milla de enero a junio y 76 centavos de julio a diciembre.

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   Paga impuestos estimados cada trimestre

   Si esperas deber $1,000 o más en el año, paga impuestos estimados con el Formulario 1040-ES, por internet o desde tu cuenta en línea del IRS. Por los ingresos de 2026, las fechas son el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de septiembre de 2026, y el 15 de enero de 2027. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es de 15.3%, aparte del impuesto sobre el ingreso, cuando tus ganancias netas llegan a $400, así que aparta una parte de cada pago que recibes.

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   Pide el W-9 y manda los 1099

   Antes de pagarle a un contratista, pídele el Formulario W-9 con su número de impuestos. Si en 2026 le pagas $2,000 o más por servicios a una persona, le mandas el Formulario 1099-NEC; por los pagos hasta fines de 2025, el límite era $600.

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   Elige programa o bookkeeper

   Un programa basta si tienes tiempo para clasificar los movimientos tú mismo: Wave tiene un plan gratis y Xero empieza en $27 al mes. Un bookkeeper hace el trabajo diario por menos que un contador público (CPA), y los servicios de contabilidad en línea empiezan entre $99 y $450 al mes. Un profesional de impuestos te puede ayudar cuando contratas empleados o cambias cómo tributa el negocio.